Семейный парапсихолог Татьяна, Екатеринбург

Телефон: +7(912) 682-8553. Почта: kevah@ya.ru
Помогаю обрести душевное спокойствие и радость в жизни...

  О себе       Услуги       Отзывы


Главная / Время Где взять 48 часов в сутки, фото

Где взять 48 часов в сутки

Как успевать всё и не задерживаться на работе

Восемь вечера. Вы всё ещё на работе. Дел невпроворот. Глаза слипаются, завтра опять вставать рано. А сегодня даже при удачном стечении обстоятельств, после всех пробок и прочих транспортных проблем, домой удастся попасть не раньше десяти. Типичная ситуация? К сожалению, да. Считается, что работа в офисе комфортная, престижная, но зачастую ради этого приходится жертвовать и личной жизнью, и здоровьем. А главное, энергии на дальнейшую деятельность – всё меньше. Почему так происходит? Как сделать так, чтобы хватало времени и на продуктивную работу, и на себя самого?

Тысяча дел в одну минуту

Если с физической точки зрения жизнь становится всё более комфортной – практичная мебель, удобный компьютер, уютный офис, то для мозга человека этот факт работы не уменьшает. Как показывают наблюдения учёных, деятельность человека на работе становится всё более многозадачной. Именно такой термин используется в психологии.

Иными словами, в одну минуту нужно решить тысячу проблем, ответить на телефонный звонок, провести встречу, написать письмо… Список можно продолжать до бесконечности. Всё это особенно характерно для профессии менеджера, а также для всех людей, чья деятельность связана с работой за компьютером: достижение цивилизации, помимо скорости и удобства, добавляет и отвлекающих факторов. Как не ответить на сообщение по аське? Конечно, в большинстве случаев мы прервёмся, напишем ответ, и только потом продолжим начатое ранее дело. В итоге, основная работа делается урывками, внимание рассеивается, и, как следствие, – приходится задерживаться на работе.

Американские учёные решили исследовать повседневную работу служащих в офисах. Профессор Калифорнийского университета Глория Марк наблюдала за работниками нескольких IT-компаний. Как оказалось, современный офисный работник уделяет одному проекту в среднем 11 минут времени, прежде чем его отвлекут и он перейдёт к исполнению другой задачи. Более того, этот 11-минутный отрезок разбивается на трёхминутные фрагменты, такие как составление электронного письма, чтение веб-страницы, работа с документами. Более того, другое исследование, проведённое Microsoft Research Lab, показало, как люди буквально разрываются между компьютерными окнами. У одного сотрудника одновременно на десктопе часто открыто восемь рабочих окон разной функциональности. В среднем пользователь проводит в одном окне около 20 секунд, а затем переключается на другое.

В общем, в самом факте фрагментации рабочего времени нет ничего страшного. Если бы не особенность человеческой психологии: каждый раз, когда человека отвлекают от текущего занятия, ему требуется около 25 минут, чтобы снова к нему вернуться. Отвлекаясь, человек сразу упускает предыдущую задачу, а возвращаясь к прежнему делу, в 40% случаев начинает действовать совсем в другом направлении.

В результате приходится допоздна задерживаться на работе, выходить на рабочее место по выходным. Накапливается усталость, человек постоянно испытывает стресс.

Специалисты в области компьютерной социологии придумали даже специальный термин для обозначения такого стиля работы - "помехозависимость" (interrupt driven). Как показали опросы, большинство людей предпочли бы работать спокойно, но – не получается. И дело здесь не только в современном стиле бизнеса. Очень многое зависит от самого человека.

Куда уходит время?

Среди помех правильному использованию рабочего времени – нерациональное распределение должностных обязанностей внутри трудового коллектива, отсутствие чёткого графика проведения совместных мероприятий различными подразделениями фирмы. Но самое большое количество факторов – личностные.

В одном из исследований на эту тему выделены следующие факторы, негативно влияющие на использование времени на работе: медлительность в действиях; отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости; повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени; распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что ведёт к выполнению всех дел сразу и недоведению большинства из них до конца. Проблемы создаёт, как ни странно, и психологическая доброжелательность, готовность всегда прийти на помощь коллеге. В итоге часто получается, что и другому толком не поможешь, и своё дело не сделаешь. Что же делать? Первое и главное условие – хорошо продуманный, чёткий план.

Его Величество План

Как утверждает специалист по тайм-менеджменту А.Горбачёв, рабочий день можно построить так, что не только будешь всё успевать на работе, а к суткам прибавится ещё целых два часа. Так что, 48 часов в сутки – это, конечно, из разряда фантастики, а вот 26 часов – вполне реально.

К слову, сам Александр Горбачёв свою теорию вполне оправдывает. Стоило обратиться к нему с вопросами, и уже на следующий рабочий день с утра руководитель, у которого в голове сотни дел, выполнил своё обещание и ответил.

– План завтрашнего дня следует продумать перед уходом с работы, в общем смысле – в конце рабочего дня. То есть последнее дело сегодня – это план на завтра. Если говорить о долгосрочном планировании, то я за то чтобы на сроки больше месяца ставить цели – и их, по мере приближения разбивать на задачи и действия. Мои любимые масштабы планирования – неделя и день. В определении главных задач на день помогает план на неделю. Напишите список тех дел, которые хотите выполнить к концу недели. Исходя из этого списка, формируйте те главные задачи на день, которые следует делать в понедельник, вторник и т.д. Другими словами,
- приоритеты сегодняшнего дня диктует ближайшая неделя;
- приоритеты ближайшей недели диктует текущий месяц;
- приоритеты ближайшего месяца диктует год.

Среди всех дел нужно уметь выделить главные 5-7. Именно столько "заданий" может обрабатывать человеческий мозг одновременно. Если будет больше пунктов – будут постоянные накладки. Это означает, что нужно не бояться пожертвовать менее важными делами. Однако и те дела, которые вошли в план, нужно уметь довести до конца. А ведь тому может помешать что угодно – пробки на дорогах, отключение электричества, проблемы с интернетом. Все эти непредвиденные обстоятельства должны учитываться в любом плане. Как считает Аалександр Горбачёв, до 40% времени в плане надо оставлять на форс-мажорные обстоятельства. Иными словами, успевает всё тот, кто никуда не торопится. В разумных пределах, конечно.

Важный этап – оценка того, что сделано, В этом отношении наука о распределении времени строга.

– "Вспоминать всё сделанное" – не имеет никакого отношения к планам, – безапелляционно заявляет Александр Горбачёв. – Если бы так жили все, у нас был бы каменный век. Не мудрено, что в России разруха, потому что большинство в нашей стране считает "наличие мыслей в голове" – уже план. План всегда должен быть на бумаге, чтобы его можно было взять и посмотреть. Оценка эффективности плана производится в конце дня – для плана на день, и в конце недели – для плана на неделю.

Критерий очень простой – выполнено всё – план хороший. Выполнена часть – над эффективностью планирования ещё стоит работать.

Возникает вопрос – а как же интуиция? Ведь очень многие современные руководители придерживаются позиции интуитивного менеджмента, действуют по обстоятельствам. А ответ простой: со временем человек привыкает планировать, это укореняется в подсознании. И вот тогда появляется интуиция, поскольку составить план можно за считанные минуты и почти не ошибиться.

Задержаться или нет?

Итак, составлен прекрасный план, вы его выполняете. Но вот в очередной раз не успели сделать что-то. Возникает соблазн вновь задержаться. Как показывает практика, полностью избежать переработок невозможно. Но есть чёткий критерий – когда задерживаться, а когда - спокойно отправляться домой. Если нужно закончить дело, и для того требуется 30-40 минут – можно задержаться. Всё остальное подчиняется золотому правилу Скарлетт О'Хара: "Я подумаю об этом завтра".

При этом, как отмечает Александр Горбачёв, переработки начинающих сотрудников – вполне нормальное явление: "Если сотрудник не может справиться с первым авралом на работе – то, как на него можно положиться в будущем, когда будет реальный аврал и нужно будет выложиться на 110%? Если сотрудник боится авралов – гоните его в шею! Он пришёл не работать, а получать зарплату".

Ещё один случай – добавление дополнительных обязанностей при повышении по службе. И здесь очень важно с самого начала получить чёткий список своих обязанностей и полномочий. И в дальнейшем придерживаться этого списка. Кроме того, нужно уметь распределять обязанности между подчинёнными. Как говорят, хороший начальник – не тот, кто сам много работает, а тот, кто умеет заставить хорошо работать других. Правда, слово "заставить" здесь не совсем уместно – правильно распределить поручения и показать на личном примере.

Когда вы работаете на одной работе – прекрасно. Можно спокойно строить планы. А если на двух, трёх? Совместители – вот кто чаще всего срывает все планы. По этому поводу Александр Горбачёв поделился личным опытом.

– В своё время сам работал совместителем на четырёх работах. Любое совместительство – риск авралов, и чем их больше, тем выше вероятность загубить один из проектов. Представьте, что вы пожарник. И каждая работа – это объект, который вы охраняете. Если у вас один проект – то вы всегда сможете быстро среагировать. А если у вас одновременно аврал в двух-трёх местах – то вы явно не справитесь со всем одновременно. Один из объектов будет спалён дотла. Поэтому, я к себе в компанию не беру совместителей. Единственно, кто работает в таком режиме – это авторы, которые работают над статьями, и они практически всегда задерживают сроки сдачи материала, потому что они работают ещё на пять-шесть изданий. Единственное возможное совместительство – это, когда вы работаете в одном месте дневным сторожем с 9 до 19, а в другом месте – ночным сторожем с 20 до 8 утра. И у вас 15-20 минут дороги между этими местами работы. То есть можно совмещать только ту работу, с которой вы можете гарантированно уйти, а в другую – прийти.

 

Одним словом, не стоит хвататься за всё сразу. Ищите работу себе по плечу. Выбор огромен. Тем более, что сейчас во многих фирмах всё больше придерживаются правил классического тайм-менеджмента. Современные российские фирмы – это уже не территория разгильдяйства. Наиболее продвинутые руководители постоянно поддерживают хорошую физическую форму, чтобы быть в хорошем состоянии на работе. Всё чаще в фирмах отключают сотовые телефоны, чтобы не отвлекаться на личные звонки. Сокращается продолжительность рабочих совещаний. Вполне можно надеяться, что в скором будущем легенда о 48 часах в сутки станет реальностью.

Влияет ли на распределение рабочих часов смена времени?

– Да, безусловно, смена часовых поясов и переход с "летнего" на "зимнее" время и обратно – сбивают биоритмы. Организму требуется около двух недель на полноценную адаптацию к новым поясам.

Есть ещё интересная биоритмическая закономерность. При смене часового пояса, организму требуется 1 цикл сна, чтобы сдвинуть свои биологические часы на час назад или вперёд. То есть, если вы вылетели в другой город с поясной разницей в 2 часа. То через двое суток организм адаптируется к новым временным условиям. Это минимальное время на адаптацию!

В зависимости от состояния здоровья и "мульона" прочих факторов время адаптации может быть в несколько раз больше. Поэтому учитывайте эти факторы при планировании командировок, чтобы работать эффективно.

Как начинать день так, чтобы всё успеть?

Советы профессионала.

  1. Выспаться, потому что минимальная норма сна для человека 5-7 часов!
  2. Умыться и т.д.
  3. Выпить 200 мл. горячей кипячёной воды натощак.
  4. Вне зависимости от того "жаворонок" вы или "сова", лучшее начало дня – с физической активности. У каждого успешного руководителя имеется свой "секретный комплекс упражнений", позволяющий быть в форме. В моём случае, разминка занимает 15-17 минут. За это время я успеваю выполнить 39 упражнений гимнастического комплекса ушу. Бег, тренажёрный зал, плавание – что угодно, главное, чтобы вы активно поработали своим телом.
  5. Завтрак – это основа дня. Он должен быть неплотным и вкусным. Тут опять же "на вкус и цвет товарища нет" – всё индивидуально.
  6. Выполнить важное дело по работе, однако чтобы оно не поджимало сроками. Самое главное, начать утро с тех рабочих задач, которые вы через час-полтора однозначно доведёте до конца. Первый час работы очень важен – он задаёт темп работе, и собственно успех первого дела определяет успех всего последующего дня.

Если вы следуете такому алгоритму, то уже через неделю-другую увидите – результаты за день стали прибавляться.

источник: "Офисный помошник" #8-2007

Расскажите об этой странице друзьям


обновлено 18.03.2012


Время
Мистическая гора Кайлас, Тибет
Гора Кайлас
Праздники Ведической Руси
Праздники Ведической Руси
Дни недели
Дни недели
Календарь Богов
Календарь Богов
 
1 сентября
1 сентября
Буквица
Буквица
Время - смерть
Время - смерть
Управление своим временем
Управление своим временем

 

 

Бог        Любовь        Свобода        Время        Семья        Здоровье        Учеба        Притчи        Просветление        Фото        Юмор        Избранное


Карта сайта    © Kevah.ru